大部分企业都会考虑到薪酬部门的员工成本、购置新ERP解决方案的成本等。但是很少企业能意识到“隐藏”的成本，而这些都将会导致工作重叠，效率低下，进而提高管理成本。
新技术是一项重要投资——
“拥有”or“购买使用”
现在，很多公司开始利用新技术处理人力资源管理业务，诸如招聘、薪资、绩效管理等。所以，新技术成为企业的一项重要投资。
首先，在硬件和软件方面，企业需要具备一定的硬件设备以及相对应的软件系统，如电脑、与其他各种系统进行整合的接口等。
其次，企业需要在服务方面进行投资。企业需要整理出自身的需求，从而利用新技术对资源进行开发与配置。
再次，企业需要对员工进行培训，帮助其应用新技术。
最后，企业需要思考新技术对企业提供的帮助，避免增加不必要的投资成本。
目前，在中国，企业进行信息化时习惯于拥有这些设备或者系统。但是，未来发展的趋势是企业使用这些系统或者设备，但是不一定要拥有它。如果企业购买这些设备或系统，那么企业需要负责所有的项目管理、实施、配制、运作、维护等，成本非常高。如果企业采用云计算服务，或者其他的租赁系统，企业可以将自身的关注点放在业务方面而非技术方面，可以将企业的成本降到最低。同时，企业将技术问题交给第三方处理，也相应地转移了风险。
总拥有成本及其计算方法
在评估企业当前或未来系统时，除了意识到系统的直接人力成本和系统本身的成本，大多数企业并没有考虑其他重大成本。这些“隐藏”的成本会占到总成本的50％以上，隐性成本抬高了一般认知中这些职能的总拥有成本。
总拥有成本即TCO(Total Cost of Ownership)，即企业投资于一个项目的所有成本，包括硬件、软件，直接成本以及间接的各项成本，诸如安装、培训、维修、技术升级等。
例如，企业在进行薪酬管理时，需要进行薪酬处理、人事信息的管理、培训需求调查（TNA）、考勤、社保或者补充保险等。在这个过程中，企业的成本包括系统安排的成本即直接的人力成本，此外，还包括系统的维护成本即直接的非人力成本，这两种成本即显性成本和隐性成本。
根据ADP与普华永道在全球范围内的联合调研，人数1,000人以上的大型企业和规模在一两百人左右的中型企业，其隐性成本和显性成本基本持平。
此外，总拥有成本还包括系统的升级成本。这项成本是供应商根据市场的需求，不断对系统改良，增加新的功能而产生的成本。对于一般的软件，每次升级都需要支付一定的成本。当系统比较复杂时，升级的费用可能相当于重新购买一套系统。此外，在升级的过程中，企业也需要升级软件的安全系统。同时，升级过程产生的成本还包括培训员工使用系统的成本。企业需要培训员工应用升级后的系统，并且支付系统升级过程中的人工成本。
最后，总拥有成本还包括间接的人力成本和直接的非人力成本。间接的人力成本主要指涉及人力资源管理业务的行政人员成本，诸如打印工资单、福利信息。直接的非人力成本是指企业在实施这些系统时增加的额外成本，诸如占据了一定空间需要支付一定的费用。另外，企业还需为项目支付一定的保险费、IT的维护费用等。
人力资源管理管理成本真相
企业要控制人力资源管理管理的总拥有成本，需要从以下几个方面进行考量：
企业是选用一家供应商还是不同的供应商？
企业是否采用整合的服务？
企业是否采用外包服务以及外包范围的大小？
企业专注的是业务整合转型还是技术革新？
另外，根据ADP在全球范围进行的调研，企业在全球范围内采用同一个系统的解决方案，其总拥有成本可以降低18% 的成本，这是一个平均值。如果企业采用不同的系统模式，例如不同的考勤系统、薪资系统、人力资源管理福利，企业的总拥有成本差异很大。尤其是对于一些技术含量较高的服务，比如自助服务，企业如果采用外包则可以节省大量成本。同时，外包之后企业的一线经理可以将更多时间专注于业务，从而提高企业的运营效率。
降低总拥有成本的策略
研究表明，外包比各类内部的解决方案都更有成本效益。使用内部方案处理薪酬，管理劳动力、考勤的大型企业，其成本要比采用外包方案的企业高27% 。经分析，采用外包的企业的直接非人工成本、间接人工成本和系统维护成本都更低。
企业外包之后，成本平均降低18% 。企业选择外包之后，从成本的角度看，投资回报率最高，总拥有成本最低。使用多个内部平台的企业，其TCO 比使用统一内部解决方案的企业高18% ，比将不同职能外包给一家供应商的企业高32% 。在大型企业中，其影响更为显著。使用统一平台进行内部处理企业，其TCO比外包同样的职能给一家供应商的企业高29% 。
对于中国中小型企业，外包每年大约可以节省超过30%的成本。例如，企业在实施系统时，其成本包括：
硬件的成本。一般需要两个服务器，外包服务器和数据服务器。
软件版权费。包括购买软件的成本以及每年的维护费用。一般来说，这笔费用占投资总额的18% 。
硬件的维护成本以及软件的升级费用，这笔成本大约为总投资额的15% 。
合规产生的成本。每年相关政策法规的出台，企业均需支付一定的成本进行调整，保证所有的业务合规。
IT人员的成本。
培训成本。经过估算，企业实施一项系统，其隐性成本大约为整个项目的70% 。如果采用外包，则可以降低30% 的成本。
企业深入理解人力资源管理技术的总拥有成本，从而妥善进行组织设计和流程改造，再配合技术投资，将能更好地解决人力资源管理管理中隐性成本问题。
