揭秘人力资源管理技术“总拥有成本”的真相

大部分企业都会考虑到薪酬部门的员工成本、购置新ERP解决方案的成本等。但是很少企业能意识到“隐藏”的成本,而这些都将会导致工作重叠,效率低下,进而提高管理成本。

新技术是一项重要投资——
“拥有”or“购买使用”

现在,很多公司开始利用新技术处理人力资源管理业务,诸如招聘、薪资、绩效管理等。所以,新技术成为企业的一项重要投资。

首先,在硬件和软件方面,企业需要具备一定的硬件设备以及相对应的软件系统,如电脑、与其他各种系统进行整合的接口等。

其次,企业需要在服务方面进行投资。企业需要整理出自身的需求,从而利用新技术对资源进行开发与配置。

再次,企业需要对员工进行培训,帮助其应用新技术。

最后,企业需要思考新技术对企业提供的帮助,避免增加不必要的投资成本。

目前,在中国,企业进行信息化时习惯于拥有这些设备或者系统。但是,未来发展的趋势是企业使用这些系统或者设备,但是不一定要拥有它。如果企业购买这些设备或系统,那么企业需要负责所有的项目管理、实施、配制、运作、维护等,成本非常高。如果企业采用云计算服务,或者其他的租赁系统,企业可以将自身的关注点放在业务方面而非技术方面,可以将企业的成本降到最低。同时,企业将技术问题交给第三方处理,也相应地转移了风险。

总拥有成本及其计算方法

在评估企业当前或未来系统时,除了意识到系统的直接人力成本和系统本身的成本,大多数企业并没有考虑其他重大成本。这些“隐藏”的成本会占到总成本的50%以上,隐性成本抬高了一般认知中这些职能的总拥有成本。

总拥有成本即TCO(Total Cost of Ownership),即企业投资于一个项目的所有成本,包括硬件、软件,直接成本以及间接的各项成本,诸如安装、培训、维修、技术升级等。

例如,企业在进行薪酬管理时,需要进行薪酬处理、人事信息的管理、培训需求调查(TNA)、考勤、社保或者补充保险等。在这个过程中,企业的成本包括系统安排的成本即直接的人力成本,此外,还包括系统的维护成本即直接的非人力成本,这两种成本即显性成本和隐性成本。

根据ADP与普华永道在全球范围内的联合调研,人数1,000人以上的大型企业和规模在一两百人左右的中型企业,其隐性成本和显性成本基本持平。

此外,总拥有成本还包括系统的升级成本。这项成本是供应商根据市场的需求,不断对系统改良,增加新的功能而产生的成本。对于一般的软件,每次升级都需要支付一定的成本。当系统比较复杂时,升级的费用可能相当于重新购买一套系统。此外,在升级的过程中,企业也需要升级软件的安全系统。同时,升级过程产生的成本还包括培训员工使用系统的成本。企业需要培训员工应用升级后的系统,并且支付系统升级过程中的人工成本。

最后,总拥有成本还包括间接的人力成本和直接的非人力成本。间接的人力成本主要指涉及人力资源管理业务的行政人员成本,诸如打印工资单、福利信息。直接的非人力成本是指企业在实施这些系统时增加的额外成本,诸如占据了一定空间需要支付一定的费用。另外,企业还需为项目支付一定的保险费、IT的维护费用等。

人力资源管理管理成本真相

企业要控制人力资源管理管理的总拥有成本,需要从以下几个方面进行考量:

企业是选用一家供应商还是不同的供应商?
企业是否采用整合的服务?
企业是否采用外包服务以及外包范围的大小?
企业专注的是业务整合转型还是技术革新?

另外,根据ADP在全球范围进行的调研,企业在全球范围内采用同一个系统的解决方案,其总拥有成本可以降低18% 的成本,这是一个平均值。如果企业采用不同的系统模式,例如不同的考勤系统、薪资系统、人力资源管理福利,企业的总拥有成本差异很大。尤其是对于一些技术含量较高的服务,比如自助服务,企业如果采用外包则可以节省大量成本。同时,外包之后企业的一线经理可以将更多时间专注于业务,从而提高企业的运营效率。

降低总拥有成本的策略

研究表明,外包比各类内部的解决方案都更有成本效益。使用内部方案处理薪酬,管理劳动力、考勤的大型企业,其成本要比采用外包方案的企业高27% 。经分析,采用外包的企业的直接非人工成本、间接人工成本和系统维护成本都更低。

企业外包之后,成本平均降低18% 。企业选择外包之后,从成本的角度看,投资回报率最高,总拥有成本最低。使用多个内部平台的企业,其TCO 比使用统一内部解决方案的企业高18% ,比将不同职能外包给一家供应商的企业高32% 。在大型企业中,其影响更为显著。使用统一平台进行内部处理企业,其TCO比外包同样的职能给一家供应商的企业高29% 。

对于中国中小型企业,外包每年大约可以节省超过30%的成本。例如,企业在实施系统时,其成本包括:

硬件的成本。一般需要两个服务器,外包服务器和数据服务器。
软件版权费。包括购买软件的成本以及每年的维护费用。一般来说,这笔费用占投资总额的18% 。
硬件的维护成本以及软件的升级费用,这笔成本大约为总投资额的15% 。
合规产生的成本。每年相关政策法规的出台,企业均需支付一定的成本进行调整,保证所有的业务合规。
IT人员的成本。
培训成本。经过估算,企业实施一项系统,其隐性成本大约为整个项目的70% 。如果采用外包,则可以降低30% 的成本。

企业深入理解人力资源管理技术的总拥有成本,从而妥善进行组织设计和流程改造,再配合技术投资,将能更好地解决人力资源管理管理中隐性成本问题。


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