谷歌是如何管理法律部门的?

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法律顾问已经不仅仅是企业风险的监管者,也越来越成为企业首席执行官和董事会的商业顾问。在这种趋势下,法律从业者将不得不拥抱数据驱动且应当开放地思维跨越,以避免在未来的法律服务市场中被边缘化。

本文是近期纳克首席执行官麦克·沃尔什对谷歌法律运营部负责人玛丽的采访,从团队人员构成、标准化、机器学习算法、商业智能仪表盘等方面,表现了谷歌是如何颠覆传统法务部门运营规则的。

迈克·沃尔什(Mike Walsh)现为「明日」消费者创新研究实验室(Tomorrow)的首席执行官,曾任天纳克(Tenneco)首席执行官。迈克不仅是一名成功的企业管理者,还是《未来娱乐》(FUTURETAINMENT)、《分歧》(THE DIVERGENCE)等著名畅销书的作者,尤其是在互联网经济时代消费者行为与企业运营的相关性方面有非常独到而深刻的见解,在业内享有很高的声誉。

本文来自 Medium,由天同诉讼圈(tiantongsusong)编译,译者孙娉,极客公园已获得转载授权。

作为全球最具影响力的公司之一,大多数人都对谷歌一些大胆超前的研究项目早已有所知晓,从研制无人驾驶汽车(Google Driverless Car)到研发可以战胜世界职业围棋冠军的人工智能(AlphaGo)。但较少为人知的是,谷歌正在大力革新如何设计并优化自己的内部运作方式。

坦率地说-「颠覆式创新」(disruptive innovation)和法律行业并不是两种常常会相提并论的概念。然而,总法律顾问(General Counsel)的角色在过去几年发生了戏剧性的变化。如今,他们不仅仅是企业风险的监管者,也越来越多的是首席执行官(CEO)和董事会的商业顾问。

我在准备 ILTACON 峰会(国际法律技术协会 ILTA 主办,针对律师事务所及法务部门等专业法律人员的教育会议)演讲之际,有幸采访了谷歌法律运营部负责人玛丽(MaryO’Carroll)以了解一家极具典型的二十一世纪企业如何管理它们的法律部门。

以下是我结合对玛丽的采访做的几点总结:

1、扩大规模的关键是组建一个运营团队

谷歌的法律部门在全球范围内来说应该是规模最大也是最为活跃的,其拥有约 1000 余名员工分布在世界各地。他们每天需要根据业务部门的要求,处理诸如机密信息、专利申请、复杂税收结构以及尖端技术监管调控之类的一切繁杂事务。

玛丽在八年前以法律运营部门负责人的身份被吸纳进谷歌,旨在将法律部门像业务部门一样进行管理。在玛丽看来,法律部门与其竞争部门人力资源部和信息技术部相比,在效率、预算以及价值方面的审查没有在同一层次。

所以当谷歌的法律部门在处理实际法律问题的时候,运营团队会更加专注于供应商管理(外部律师事务所)、法律技术(工具和平台)以及内部运营(流程设计和效率)这些方面。

「运营团队」这个概念在许多企业变得越来越常见,并且逐步拥有更多的职能。以谷歌为例,它的「运营精英团队」可以为人力资源部门提供强大的技术支持。另外许多企业也会有一个市场营销团队来专门管理客户信息和他们与客户互动的平台。

2、标准化是颠覆法律行业的最好方法

从许多方面来说,法律行业一直比较抗拒变革。每家企业都会有不同的做事方法,这意味着,律师事务所可以用无数种不同的方式来制定他们的解决方案、订立合同以及提供法律建议。

除了在谷歌担任法律运营部的负责人,玛丽同时也是一个名为公司法务运营联盟(Corporate Legal Operations Consortium)的领导团队成员。当这个团队互相讨论各自工作时,他们意识到这种层次的定制化服务往往是不必要的。他们都具有相同的目标,只是因为没有既定的标准规则存在他们才会大费周章地制定出不同的解决方案。

对公司法务运营联盟和谷歌来说,标准化是他们打算挑战当前高度定制化、专门化法律服务的重要途径之一。

3、机器学习算法可以自动化处理内部法律问题

玛丽的法律运营团队使用基于决策树方法(decision trees)的自助服务工具,以帮助业务部门获取他们所需要的信息。这些工具要么不需要法律人员的协助,要么能够协助团队成员收集所有必要的数据,以此来更方便快捷地帮助业务人员。

法律运营团队还利用合同分析学(contract analytics)和机器学习方法(machine learning),从本来需要大量阅读的合同中提炼出元数据(metadata)和条款。机器学习也可以自动标记专利属性,使他们能够快速审查整个投资组合方案而无需大量人工干预。

4、商业智能仪表盘是管理外部律师事务所的有力工具

谷歌使用商业智能仪表盘(dashboard)来管理他们的外部律师事务所。他们从他们的电子计费系统中析取出所有数据,以显示各地区支出,同时分析各地区的开支与预算之间的差额。

对玛丽来说,商业智能仪表盘是一个完全透明的平台。她的总法律顾问总是问她诸如此类的问题:

「我们是否物有所值?」
「我们在研发上的平均支出是多少?」
「我们需要花多少钱才能达到申报专利的阶段?」
「我们在这个国家或者这个律师事务所要花费多少钱?」
通过商业智能仪表盘,她不仅能对这些问题的答案了如指掌,也赋予了她进行更深一步探索研究的能力。

例如,一旦知晓她们的账单总额,她的团队能够与他们的外部律师事务所就案件情况进行知情讨论。他们可以深入探讨究竟是什么加重了他们的帐单,主要是哪些事项,有多少人承办此个案件,甚至了解到分配给他们团队的各个律师的资历详情。

5、谷歌希望他们的合作伙伴也同样能够进行自动化管理

市场总是会和其最低效的参与者并驾齐驱。出于这个原因,谷歌很希望他们的合作伙伴也采取更为自动化、数据驱动的方式来处理法律工作。

在玛丽看来,律师是知识型工作者。不仅仅是他们自己,他们的客户也希望他们从事更为有趣、高价值的事情,而不是重新发明轮子(re-creating the wheel)。她鼓励她的法务合作伙伴设计更为智能的知识管理和协作系统,并将日常活动进行自动化管理。

当然,说起来容易做起来难。但是随着人工智能领域技术的进步和计算机处理能力的提升,相信有朝一日,不透明的、定制化的法律服务时代将宣告终结。

结合谷歌法律部门管理的几点经验可知,法律从业者将不得不拥抱数据驱动且开放的思维跨越,以避免在未来的法律服务市场中被边缘化。

注:

「决策树」(Decision Tree)是在已知各种情况发生概率的基础上,通过构成决策树来求取净现值的期望值大于等于零的概率,评价项目风险,判断其可行性的决策分析方法,是直观运用概率分析的一种图解法。通过训练数据构建决策树,可以高效的对未知数据进行分类。由于这种决策分支画成图形很像一棵树的枝干,故称决策树。

「商业智能仪表盘」(dashboard)(business intelligence dashboard,BI dashboard 的简称),是一般商业智能都拥有的实现数据可视化的模块,是向企业展示度量信息和关键业务指标(KPI)现状的数据虚拟化工具,如今几乎已经成为各个企事业单位建设商业智能系统的必备功能。

「重新发明轮子」(re-creating the wheel)是美国通用的一句俗语,字面意思是「重新发明轮子」,因为轮子早已问世,再去发明只是无用功,所以当今此句常用来引申在一个功能能够被现有工具满足的情况下,不需要再多走没用的弯路去再次开发,这句俗语在国内外 IT 界极为有名,也是闻名遐迩的麦肯锡工作方法的源头。


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