高效工作的能力是每个职场人所渴望的,但这绝不是少数人才能拥有的技能,我们可以通过改变所处的工作环境,打造适应高强度工作的体质和形成高效工作的机制(后面会有文章详细介绍,敬请期待),来达到大幅提高工作效率的目的。

打造高效工作环境,主要要做到这三点:减少干扰、借助高效工具和保持条理性。

1、减少工作电脑上的干扰。

关闭电脑上的邮件及程序的消息提醒,关闭各种提示弹窗,退出QQ(至少是静音和关闭新消息提示),卸载游戏、购物网站等与工作无关的程序,甚至可以暂时关闭网络。

2、减少手机上的干扰。

退出微信、QQ、邮箱等,关闭所有程序的状态栏、横幅、锁屏提示(手机设置中可关闭),并将手机调至静音模式,所有的即时通讯消息都是无须你立即回复的,而来电也可以在你的工作间隙进行查看回复。

3、降低“噪音”干扰。

工作的时候在门上挂一个“禁止打扰”的牌子,并且严正警告不许他人在你高效工作的时段找你闲聊,沟通工作可以选择邮件或者在QQ上留言,也可以在你方便的时候来找你或者给你打电话。

戴耳罩式的主动降噪耳机,这不但可以削弱60%的环境噪声,还可以在无形中拒绝那些来串门和找你闲聊的人,当你在飞机、火车上工作时也能有效降噪。

但不要在工作时听歌,这样会分散你的注意力,不过可以听一些类似白噪声的纯背景音,推荐专辑《螺旋的宇宙(Spiral Universe)》,耳机可以选择BOSE和索尼最新最贵的那几款,不到3000元的价格带给你几年的高效率。

4、让人们知道你的专注时间。

不同的工作所需要的专注度是不一样的,保证你每天有2-4小时的高效工作时段,这段时间不允许任何人打扰,而其他时间则可以给你打电话或者见面详谈。

将这些时间段写下来贴在门上或者办公桌上,并清楚告知你的领导、同事、工作伙伴和家人、朋友,人们就会选择在更合适的时间找你。

5、使用更高效的办公设备。

如果你的工作经常需要左右对照才能完成,推荐使用超宽比21:9的电脑显示器屏幕,可以选择29英寸和34英寸大屏,这使你无须来回切换窗口和重新定位,极大的提高工作效率,同时像素点距应不低于0.2mm,推荐曲面屏和144Hz刷新率。

使用PCIE接口的SSD硬盘,软件都能秒开,程序间切换一点也不卡壳,相比传统机械硬盘速度快上几十、上百倍。

6、随身准备一本笔记本。

进入高效状态后,记下任何分散你注意力的事情,领导临时下派的任务、需要委托他人协助的事件、灵光乍现的想法、新点子等,把它们记在你摊开在桌面的笔记本上,它们就不会再蹦来蹦去了。

当然,不在办公室的时候也要随身携带笔记本,有任何想法都马上记下来。

7、利用钟表提高效率。

可以戴上手表(或运动手环,即能看时间又能管理健康),在办公室墙上、办公桌上和会议室里都放上时钟,随时掌握现在的时间、了解工作已经消耗的时间和计算剩余的时间,灵活把握整个工作的进程。

尽量只将手机作为钟表的备用工具,因为手机十分容易吸引注意力从而降低效率。

8、常用的东西放在桌上。

除了电脑、电话和之前提到的笔记本,还有签字笔、便利贴、订书机等常用的物品都应放在桌上,方便取用,减少从抽屉拿进拿出浪费的时间。

不常用的文件、透明胶、胶棒、修正液、剪刀等都可以放进抽屉,以免占用有限的桌面空间。

9、给所有东西规定放置的地方。

花一两个小时整理你的纸质文件,正在使用的文件,分类放入不同的文件夹,并且直立放在桌面固定的位置(叠放时翻找和拿取都十分不方便);需归档的文件也及时归档放进文件柜;其他不再需要的文件就赶紧塞进碎纸机吧。

同时,整理好你的办公用品,常用的书写工具放在右手边(如果你不是左撇子的话),并选择立式笔筒,既节约空间又方便拿取;其他物品也要放进抽屉的固定位置。

10、保持任务和工作的条理性。

使用日历、印象笔记、日程本等工具,写下目标以及项目、任务、活动,合理安排各项工作。

写下不同阶段的目标,可以让目标不被遗忘并不断提供行动的动力,也能使模糊的想法变为具体的目标。

项目、任务和活动是一个简单的组织系统,项目是有共同目标的许多任务的集合,能帮助你规划未来几周甚至几个月的生活;任务是一些比较小、需独立完成的行动,包括了总体待办事项(没有项目的任务)、周目标、日目标;活动是只能在特定时间做的事,可以使用日历进行记录。

11、整理名片和通信记录。

人脉是每个人都需要的,管理好联系人的信息并随时保持联系,及时推进关系就显得尤为重要,特别是销售和售后服务人员更应重视。

整理你联系的每个人或组织的名片和所有通信记录(电话、邮件等),包括联系人姓名、工作职务、联系方式、日期时间和通信内容。

有一位牛人,他是多家上市公司的董事,结交人时他常常把握这样的节奏:新认识一个人三天之内发一条信息;一周之内打一个电话;两周之内找对方办件小事;之后再与他吃个饭表示感谢,慢慢的就能拉近彼此的关系。

12、保持数据条理性。

定期整理电脑中的文件,按时间和项目进行分类,可以设一个名为“其他”的文件夹将不易分类的文件保存进去,文件整理的原则是:分类和搜索时尽量不花费时间、不需要记忆。

电脑的桌面要经常整理,移除已经无需处理的文件,只保留常用的程序快捷方式和一个名为“正在处理”的文件夹,将正在处理的文件和需要稍后处理的文件都放进去。

另外,如果需要用到的是一个存在其他磁盘的文件夹,也可以将文件夹的快捷方式放到桌面的“正在处理”文件夹中。

-END-